Commercial Invoice là gì? Lưu ý trong hóa đơn thương mại

Commercial invoice là loại chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu quốc tế. Bởi thực tế, các nhà cung cấp bắt buộc phải có CI để tính toán số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán và căn cứ để tính thuế nhập khẩu. Commercial Invoice là gì? Chức năng và nội dung chính của Commercial Invoice? Cùng Dimex Logistics tìm hiểu chi tiết !

Commercial Invoice là gì?

Hóa đơn thương mại trong tiếng Anh là Commercial invoice, viết tắt là CI. Đây là chứng từ dùng để xác lập việc thanh toán giữa bên bán và bên mua, cho người mua biết về số tiền cần phải thanh toán.

Commercial Invoice thường được yêu cầu bởi Hải quan hoặc cơ quan có trách nhiệm kiểm soát việc nhập khẩu hàng hóa. Những đơn vị này thường cần hóa đơn thương mại để quyết định áp dụng loại thuế nào cho từng mặt hàng. Trên hóa đơn thương mại sẽ bao gồm các thông tin: Đặc điểm hàng hóa, giá thành, tổng giá trị hàng hóa, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng….

Chức năng của hóa đơn thương mại Commercial Invoice là gì? Trong hoạt động XNK, hóa đơn thương mại bao gồm 3 chức năng cơ bản sau:

• Chức năng thanh toán: Đây là một trong những giấy tờ quan trọng để xác lập việc thanh toán giữa người mua và người bán. Vì vậy, trên này sẽ có các thông tin như: Tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), giá cụ thể của từng mặt hàng, loại tiền…đồng thời có đủ con dấu, chữ ký xác nhận nghĩa vụ thanh toán.
• Tính thuế nhập khẩu: Invoice là căn cứ để cơ quan hải quan có thể tính thuế nhập khẩu. Ngoài ra, một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn…được sử dụng để khai báo tờ khai điện tử.
• Tính tiền bảo hiểm: Giá được ghi trên hóa đơn thương mại thường được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.

Phân loại và hình thức hóa đơn thương mại

Thông thường hóa đơn thương mại được phát hành bao gồm 1 bản gốc và 2 bản sao lưu. Dạng hóa đơn này được phân chia thành nhiều loại khác nhau, trong đó bao gồm:

Hoá đơn thương mại tạm thời

Là loại hóa đơn được sử dụng để thanh toán bước đầu giữa người mua và người bán. Thông thường, hóa đơn tạm thời được lập khi người bán chưa thực sự nắm rõ những thông tin chính thức, cần thiết cho bước thanh toán cuối cùng, ví dụ như giá cả, khối lượng hàng hóa, đặc điểm hàng hóa. Một số trường hợp cụ thể:

Lô hàng được giao nhiều lần, lúc này hóa đơn tạm thời sẽ được sử dụng để thanh toán cho mỗi lần. Thanh toán chính thức sẽ được tiến hành khi hoàn thành lượt giao hàng cuối cùng.

Trong hợp đồng có quy định việc thanh toán cuối cùng dựa trên trọng lượng và khối lượng xác định tại điểm đến nhưng người bán lại thay đổi, muốn thu tiền trước.

Giá trên hợp đồng là tạm tính, ngược lại giá chính thức được quyết định bởi thị trường hoặc sở giao dịch tại thời điểm hàng hóa được đưa đến nơi tập kết cuối cùng.

Hoá đơn thương mại chi tiết

Hóa đơn thương mại chi tiết được dùng để mô tả hàng hóa trong trường hợp có quá nhiều phân loại. Thông thường với hóa đơn này, giá của hàng hóa sẽ được dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng hoặc thư tín dụng LC.

Hoá đơn thương mại xác nhận

Là loại hóa đơn có xác nhận từ phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Hóa đơn xác nhận thường được sử dụng như một loại chứng từ vừa làm hóa đơn vừa làm chứng nhận xuất xứ.

Hoá đơn thương mại chính thức

Loại hóa đơn này được lập ra với mục đích xác định giá trị cuối cùng của lô hàng. Đây cũng là cơ sở để tiến hành thanh toán tiền hàng trong vòng 1 lần.

Hoá đơn thương mại hải quan

Là hóa đơn cung cấp giá trị hàng hóa dựa trên thuế và lệ phí Hải quan.

Hoá đơn thương mại lãnh sự

Là loại hóa đơn có xác nhận của cơ quan Lãnh sự quán Việt Nam đang làm việc cũng như hoạt động tại nơi mua, thay thế chứng nhận nguồn gốc xuất xứ CO.

Hoá đơn thương mại chiếu lệ

Là loại hóa đơn dễ bị nhầm lẫn với hóa đơn thương mại Commercial Invoice. Tuy nhiên lại không dùng để thanh toán, thay vào đó sẽ được sử dụng với những mục đích như:

Làm chứng từ xin giấy phép ngoại tệ hoặc phép nhập khẩu.

Chứng từ để thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hóa, khai báo hải quan…

Kê khai hàng hoá nhập khẩu tại quốc gia hàng hóa được trưng bày trong hội chợ, triển lãm…

Thay thế thư chào hàng được gửi kèm theo phương thức đại lý hoặc bán trực tiếp ra nước ngoài.

Hoá đơn thương mại tập trung

Khi thực hiện việc buôn bán qua trung gian, tái xuất khẩu hoặc tái nhập khẩu….thông thường người bán thường không muốn đứng tên trên hóa đơn thương mại. Lúc này, hóa đơn thương mại tập trung được áp dụng.

Nội dung của hóa đơn thương mại Commercial Invoice

Commercial Invoice là gì? Nội dung của hóa đơn thương mại bao gồm những gì? Thực tế, trong Invoice sẽ bao gồm những nội dung sau:

Người mua (Buyer/Importer): Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, SĐT, email, địa chỉ, người đại diện….hoặc cả thông tin tài khoản ngân hàng tùy vào điều kiện thanh toán.

Người bán (Seller/Exporter): Bao gồm những thông tin tương tự phía người mua.

Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ do phía người xuất khẩu quy định.

Ngày Invoice: Invoice được lập ngay sau khi 2 bên ký kết hợp đồng và trước ngày hàng hóa được xuất khẩu nhằm phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.

Phương thức thanh toán: Thanh toán chuyển tiền T/T , thanh toán LC hoặc thanh toán nhờ thu chứng từ D/P, D/A.
Chi tiết sản phẩm: Tên sản phẩm, cấp hạng, chất lượng, mã hiệu, số hiệu, ký hiệu hàng hóa khi lưu thông tại thị trường nội địa của nước xuất khẩu, số mã hiệu bao gói hàng.

Số lượng: Được tính dựa theo trọng lượng hoặc kích thước của quốc gia giao hàng hoặc theo Hoa Kỳ.
Giá của từng mặt hàng.

Tổng tiền: Tổng trị giá toàn bộ hóa đơn, thường được ghi cả bằng chữ và bằng số.

Loại tiền.

Các chi phí liên quan (nếu có): Cước vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, phí bao bì, phí đóng gói….và một số chi phí, phí tổn khác.

Thể hiện rõ có sự hỗ trợ từ phía người mua trong quá trình sản xuất hàng hóa không. Nếu có cần ghi rõ giá trị và tên của nhà cung cấp, hỗ trợ miễn phí hay thuê có trả công….

Một số thông tin khác: Cảng bốc, dỡ hàng, ký hiệu của chuyến bay và ngày giao hàng dự kiến.

Các lưu ý liên quan đến hóa đơn thương mại

Trong quá trình sử dụng hóa đơn thương mại, mặc dù đã nắm rõ Commercial Invoice là gì nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót. Do đó, khi khai báo thông tin cần chú ý:

Hóa đơn thương mại sẽ được lập khi có đầy đủ các thông tin về số lượng hàng hóa, chủng loại, nguồn gốc….để làm căn cứ tính tổng giá trị hóa đơn cũng như thuế giá trị xuất khẩu. Vì vậy cần ghi chú rõ ngày phát hành để làm mốc thời gian.

Cần chú ý nội dung có trong các văn bản để lập Commercial Invoice chính xác nhất bởi báo cáo thông tin hàng hóa đóng gói Packing List và hóa đơn xuất nhập khẩu hàng hóa rất dễ bị nhầm lẫn vì nội dung khá giống nhau.

Nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai quan để tránh mắc phải lỗi thiếu thông tin, hàng hóa bị trả về, không được thông quan.

Có nhiều trường hợp không điền đầy đủ các thông tin về điều kiện giao hàng, điển hình như tên cảng xuất FOB hay tên cảng nhập CIF. Hoặc xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng lại chỉ ghi theo giá FOB và không kèm các phí phát sinh khác.

Thông tin ghi trên CI bắt buộc phải trùng khớp với các thông tin ghi trên các loại giấy tờ, chứng từ như hợp đồng mua bán, khai báo thuế hay vận đơn…

Hóa đơn thương mại có vai trò cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy các doanh nghiệp cần nắm rõ những thông tin và những kiến thức nghiệp vụ về dạng hóa đơn này nhằm xử lý nhanh chóng, linh hoạt nhất.

Phân biệt Commercial Invoice và Non Commercial Invoice

Rất nhiều người hiện nay vẫn thường nhầm lẫn giữa Commercial Invoice và Non Commercial Invoice. Tuy nhiên thực tế 2 loại chứng từ này hoàn toàn khác nhau. Commercial Invoice là hóa đơn thương mại, vậy Non Commercial Invoice là gì?

Thực chất, Non-Commercial Invoice là hóa đơn phi thương mại. Đây là loại chứng từ có chức năng mở tờ khai cũng như kê khai một số vấn đề về giá, thuế nhập khẩu. Hóa đơn này cũng không được sử dụng để làm căn cứ thanh toán giữa các bên mua bán.

Điểm giống nhau: Invoice và Non-Invoice về cơ bản có hình thức giống nhau và nội dung cũng gần tương tự nhau.
Khác nhau: Điểm khác biệt lớn nhất giữa Hóa đơn thương mại và phi thương mại chính là chức năng. Theo đó, Invoice có chức năng thanh toán, trong khi đó Non-Invoice chỉ có chức năng mở tờ khai, kê khai giá cũng như nộp thuế hải quan, hoàn toàn không có chức năng thanh toán.

Nội dung bài viết trên đây là những thông tin liên quan tới Commercial Invoice là gì, nội dung, phân loại cũng như chức năng của hóa đơn thương mại. Qua những chia sẻ từ Dimex Logistics, hy vọng bạn đã có thêm nhiều kiến thức hữu ích trong xuất nhập khẩu hàng hóa.

Nếu cần tìm hiểu cũng như tư vấn về các loại hóa đơn trong XNK nói chung và hóa đơn thương mại nói riêng, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng, miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ DIMEX LOGISTICS

Hotline: 096 918 73 59

Email: dimexlogistics.contact@gmail.com

Fanpage: Dimex Logistics

Website: dimexlogistics.com

Địa chỉ: 79 Nguyễn Khánh Toàn, Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội

59 Nguyễn Hữu Thọ, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh