Proforma Invoice là gì? Tất tần tật về hóa đơn chiếu lệ trong XNK

Đã hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, chắc hẳn khái niệm về Proforma Invoice đã không còn quá xa lạ. Trên thực tế, hóa đơn này chỉ được áp dụng trong một số trường hợp nhất định và dễ bị nhầm lẫn với một số hóa đơn tương tự. Vậy Proforma Invoice là gì? Điểm giống và khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice. Những thông tin liên quan tới Proforma Invoice sẽ được Dimex giải đáp qua bài viết sau!

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice được gọi là hóa đơn chiếu lệ, viết tắt là PI, một loại giấy tờ thường thấy trong XNK. Thực chất đây là bản nháp tạm thời của hóa đơn chính thức. Nội dung và hình thức của PI có thể giống hoàn toàn với hóa đơn thương mại chính thức, tuy nhiên không được sử dụng để thanh toán hay đòi tiền.

Các nội dung cơ bản có trong hóa đơn chiếu lệ bao gồm:

• Thông tin hóa đơn: số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn (date, invoice number)
• Thông tin của phía người bán và người mua, bao gồm tên, địa chỉ, SĐT, Fax….thông tin này cần được trích ra từ giấy đăng ký kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
• Thời gian, mã số cụ thể của hóa đơn chiếu lệ để các bên có thể tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Thông tin thanh toán Payment term: Điều kiện thanh toán, quy trình gửi tiền, thông tin về thời điểm chuyển tiền…
• Địa chỉ của cảng xếp (Port of Loading) và cảng trả hàng (Port of Destination).
• Thời gian giao hàng dự kiến ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival)
• Một số thông quan liên quan tới đơn hàng: Tên hàng hóa, số lượng giao dịch, giá trị đơn hàng, tổng số tiền phải thanh toán…

Vai trò của Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice có vai trò quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Cũng như nhiều loại hóa đơn khác, Proforma Invoice được phát hành với một số mục đích dưới đây:

Thứ nhất: Làm giấy tờ để ghi giấy phép ngoại tệ hoặc xin giấy phép xuất khẩu.

Thứ hai: Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một quốc gia nào đó thể trưng bày triển làm hoặc hội chợ.

Thứ ba: Làm chứng từ để gửi kèm với hàng hóa được bán theo phương thức đại lý hoặc gửi bán ở nước ngoài.

Thứ tư: Sử dụng để thay thế cho một đơn chào hàng.

Về bản chất, Proforma Invoice chỉ như 1 bản hóa đơn nháp mà dựa vào đó người mua và người bán có thể biết được những thông tin cơ bản về lô hàng như: Chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng…Đây được xem là tiền đề giúp tránh những sai sót không đáng có trong hợp đồng mua bán, làm hài lòng cả bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Ngoài ra, PI cũng là loại chứng từ nhằm thể hiện sự cam kết của người bán sẽ giao lô hàng đầy đủ cho người mua với mức giá đã được thông báo. Sau khi nhận được PI, cả người bán và người mua có thể đàm phán những điều khoản có liên quan khác. Do vậy, hóa đơn này có thể được sửa đổi nhiều lần trước khi có hóa đơn chính thức.

Hóa đơn chiếu lệ PI phát hành khi nào?

Trong quá trình mua bán, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn chiếu lệ. Vì vậy, không có quy định cụ thể về thời điểm hóa đơn này được phát hành. Tuy vậy, để làm rõ các điều khoản cũng như rút ngắn thời gian đạt được những thỏa thuận, người bán và người mua có thể tiến hành lập PI để tham khảo.

Từ PI, cả 2 bên có thể điều chỉnh để điều kiện giao hàng sẽ thuận lợi hơn. Do đó thực tế, loại chứng từ này được phát hành khi:

1/ Người bán cần phải phát hành cho người mua một loại chứng từ về lô hàng mà ở thời điểm hóa hàng hóa vẫn chưa được giao.

2/ Hóa đơn chiếu lệ được yêu cầu khi nhà nhập khẩu cần có chứng từ xác nhận toàn bộ giá trị của lô hàng để làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Đây là điều kiện bắt buộc tại một số quốc gia.

3/ Chưa có đầy đủ các thông tin cần thiết hoặc chưa đến thời điểm hóa đơn thương mại được phát hành. Khi có đầy đủ thông tin và người mua đồng ý với những nội dung có trên PI và hàng đã được gửi/đóng container… thì người bán mới có thể phát hành hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng của mình.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Thực tế, hai loại hóa đơn này đều dùng để chỉ định đặc điểm và giá cả của mặt hàng. Thông thường, PI sẽ được áp dụng trong quá trình gửi thông tin bán hàng, báo giá hàng hóa hoặc tiến hành các thủ tục nhập khẩu. Vậy điểm khác biệt giữa Commercial Invoice và Proforma Invoice là gì?

Qua nội dung bài viết này từ Dimex Logistics, hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về Proforma Invoice là gì và cách sử dụng loại chứng từ này hiệu quả. Qua đó, quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa có thể diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về hóa đơn chiếu lệ cũng như những vấn đề liên quan, hãy liên hệ với đội ngũ nhân viên của Dimex để được hỗ trợ sớm nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ DIMEX LOGISTICS

Hotline: 096 918 73 59

Email: dimexlogistics.contact@gmail.com

Fanpage: Dimex Logistics

Website: dimexlogistics.com

Địa chỉ: 79 Nguyễn Khánh Toàn, Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội

59 Nguyễn Hữu Thọ, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh